Algemene voorwaarden 2017

1. Aanmelding
Aanmelden voor een reis van Stichting Hulp Oost-Europa, verder te noemen HOE, doe je door middel
van dit aanmeldingsformulier. Een onvolledig ingevuld aanmeldingsformulier wordt niet als
aanmelding behandeld. Deelnemers worden op volgorde van ontvangst van de aanmelding geplaatst.
Enkele weken na je aanmelding ontvang je een voorlopige bevestiging van je aanmelding.
2. Wie mogen er mee?
Kerkelijk meelevende jongeren vanaf 18 jaar. We hebben gekozen voor deze leeftijd omdat je van
jongeren vanaf 18 een grote mate van zelfstandigheid kan verwachten. Een andere reden is dat
bepaalde beelden (denk aan armoede en andere ellende) behoorlijk veel indruk kunnen maken en we
er van uitgaan dat jongeren in deze leeftijdsgroep dat wat beter kunnen verwerken dan jongere
mensen. Voor jeugdverenigingen gelden m.b.t. de leeftijd andere voorwaarden.
3. Motivatie
Iedereen heeft natuurlijk eigen redenen om zijn of haar vakantie op deze manier te besteden. We
verwachten dat je je kunt vinden in één of meerdere redenen die hieronder beschreven staan:
* Je bouwt aan de contacten met medegelovigen uit een ander land en een andere cultuur. Voor de
gemeente is het een heel belangrijk teken dat ze broeders en zusters ver weg in Nederland
hebben, waarmee ze zich door geloof en liefde verbonden mogen weten.
* Je helpt door je handen uit de mouwen te steken de medemens die het financieel minder goed
heeft dan jij.
* Je bent bewogen met mensen die God nog niet (persoonlijk) kennen en wilt hen met het evangelie
in aanraking brengen.
* Je wilt leren van mensen die in een andere cultuur hun geloof beleven. Je bent bereid om in deze
context na te denken over je eigen geloof en je rol in jouw gemeente.
4. Reisgeld
Bij het reisgeld (zie per bestemming het bedrag) zijn inbegrepen: reisverzekering, administratiekosten,
vervoer, maaltijden accommodaties. Niet inbegrepen zijn: visa, inentingen, consumpties, maaltijden
buiten de geplande maaltijden en excursies. Mocht het zijn dat de totale reissom lager uitvalt, dan kun
je als groep er voor kiezen het overige geld onderling te verdelen. Een andere mogelijkheid is om het
restbedrag te besteden aan het project.
5. Betaling reisgeld
De betaling van het reisgeld zal plaatshebben middels automatische incasso. Bij aanmelding voor 1
april geldt dat de HOE één maand na aanmelding 250 euro zal incasseren. Eind april zal het overige
reisgeld geïncasseerd worden. Als de incasso niet automatisch gedaan kan worden, krijg je een factuur
thuisgestuurd met het verzoek om het bedrag binnen twee weken over te maken. Bij aanmelding na 1
april krijg je een factuur thuisgestuurd.
6. Projectgeld
Per groep zamel je geld in voor het project waarvoor jij je gaat inzetten. Het richtbedrag hiervoor is
dat per groep 2.500 euro wordt opgehaald. Dit geld wordt door middel van acties ingezameld. De
bedragen worden bij de HOE op een rekening met een speciale HOEliday-vakantiecode gestort.
7. Annulering of wijziging door de HOE
De HOE kan bij te weinig aanmeldingen een reis niet door laten gaan. In dat geval is er voor je een
mogelijkheid om bij een andere groep aan te sluiten. Je krijgt voorrang bij het omboeken. Als je af ziet
van omboeken, zal de HOE het betaalde geldbedrag geheel terugstorten. Wanneer een deelnemer
door ongepast gedrag het verloop van de reis ernstig verstoort, kan de reisbegeleiding besluiten hem
of haar naar huis te sturen. De deelnemer is aansprakelijk voor de kosten die hieruit voortvloeien.
8. Annulering door de deelnemer
Het annuleren van een reis kan uitsluitend per brief. De annuleringskosten zijn afhankelijk van het
tijdstip van annuleren:
• meer dan 1 maand voor vertrek: 50% van de reissom,
• minder dan 1 maand voor vertrek: de totale reissom.
Wanneer de deelnemer annuleert wegens ziekte, ongeval of familieomstandigheden is er in overleg
een aangepaste regeling te treffen.
9a. Risico en veiligheid
Alle deelnemers, inclusief reisbegeleiding, nemen geheel op eigen risico deel aan een HOElidayvakantiereis
van de HOE. Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de aanvaarding van
werkzaamheden en het bijbehorende risico. De HOE is niet aansprakelijk te stellen voor eventueel
letsel en de gevolgen daarvan, die opgelopen worden tijdens de werkvakantie op de door HOE
aangereikte bestemming in Oost-Europa. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij zich
verantwoordelijk gedragen en waken voor de veiligheid van zichzelf en de personen in hun omgeving.
Concreet betekent bijvoorbeeld dat de deelnemers:
1. Zich houden aan de (veiligheids)instructies van de reisbegeleiders van de jongerengroep en de
projectleiding ter plaatse.
2. Repectvol omgaan met de op de plek van bestemming geldende regels op cultureel,
maatschappelijk en godsdienstig gebied. Houd er rekening mee dat er veel anders is dan in
Nederland (kerkdiensten, eten, verhouding jongens en meisjes, houding ten opzichte van
gehandicapten, sanitair, enzovoort).
3. De vakantiegroep nooit zonder toestemming van de reisbegeleiding verlaten.
4. Oog voor elkaar hebben, dus niet je te distantiëren van de groep op wat voor manier dan ook.
5. Gereedschap en andere materialen op de voorgeschreven wijze gebruiken.
6. Als ze rijden dat verantwoord doen volgens de geldende verkeersregels.
9b. Vrijwilligheid, verzekering en vrijwaring
Er is tussen de HOE en haar deelnemers (inclusief reisbegeleiding) geen sprake van een
arbeidsrechtelijke verhouding en er kunnen ook geen rechten geclaimd worden die bij een
arbeidsverhouding behoren. De betalingen van de reizen lopen via de stichting, omdat op deze wijze
goed kan worden bijgehouden of betalingen zijn voldaan. Ook de reisverzekering (verplicht, tenzij er
principiële bezwaren zijn) wordt via de HOE geregeld, om de premie zou laag mogelijk te houden. Het
vervoer naar de werkvakantiebestemming wordt geheel door de deelnemers zelf geregeld. De
concrete werkactiviteiten tijdens de vakantie worden in overleg tussen de groep en de ontvangende
partij geregeld. Andere (vakantie) activiteiten worden ook door de groep georganiseerd. Om te
voorkomen dat hierover misverstanden ontstaan, is bij het aanmeldingsformulier een verklaring
gevoegd waarin dit punt expliciet staat beschreven. De deelnemers zijn verplicht deze te
ondertekenen.
10. Invulling van de zondag
Op zondag wordt er in principe niet gereisd. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze bij de verdere
invulling van de zondag rekening houden met anderen.
11. Reispapieren
Tenzij anders vermeld, heb je altijd een paspoort nodig, dat na vertrek uit het land van bestemming nog zes maanden geldig moet zijn.
12. Reisdata
De genoemde reisdata bij de reizen zijn indicaties. In de meeste gevallen zal van deze data niet
worden afgeweken, maar er kunnen onvoorziene omstandigheden zijn. Het kan zijn dat met het
boeken van de tickets een andere vertrek- of aankomstdag financieel aantrekkelijker is. Omdat bij het
vaststellen van de Hoeliday-reizen m.b.t. de vliegtickets nog niet alles bekend is, kan de stichting
besluiten de reis aan te passen. Uiteraard wordt dat altijd in overleg met jou gedaan, maar houdt er
wel rekening mee bij de planning van andere activiteiten.
13. Vliegtickets
De laatste jaren wordt er vrijwel altijd gevlogen naar de reisbestemming. De stichting zal jullie helpen
bij het boeken van de tickets, maar je bent er wel zelf voor verantwoordelijk dat alle gegevens
uiteindelijk kloppen. Het is daarom van belang dat je direct na het boeken door stichting Hulp Oost-
Europa de gegevens (met name: je eerste naam volgens paspoort en je achternaam) checkt. We
dragen geen financiële verantwoordelijkheid als door fouten op de ticket jouw vlucht niet door kan
gaan.
14. Gezondheid
In de gebieden waar je naartoe gaat, wordt het eten zoveel mogelijk op een hygiënisch verantwoorde
manier bereid. Dat wil niet zeggen dat de gebruikte methodes altijd overeenstemmen met die van
ons. Als je maag en ingewanden snel van streek zijn, is het goed om kritisch te letten op wat je eet en
drinkt. Voor iedereen geldt: was je handen regelmatig, drink geen water uit een rivier of beek.
Vaccinaties zijn niet verplicht maar wordt wel aangeraden. De reisbegeleider informeert je hierover.
Geef op het aanmeldingsformulier aan of je medicijnen gebruikt en zo ja, welke. Bespreek het ook met
je reisbegeleider. Als er onverhoopt iets op doet in de vakantie, kan de groep en de mensen ter
plaatse adequater handelen.
15. Verplichte voorbereidingen
Er wordt inzet en vrije tijd van je verwacht voordat je op werkvakantie gaat! Vanaf april kom je als
groep minimaal drie keer bij elkaar om de zaken door te spreken. Het is de bedoeling dat je als groep
geld bij elkaar brengt voor het project waar je naar toe gaat. Tijdens deze vergaderingen bereid je
ook de reis (vervoer regelen e.d.) en de werkzaamheden met elkaar voor.
16. In geval van calamiteiten
De HOE is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van: een negatief reisadvies van de Nederlandse
autoriteiten, een natuurramp, oorlog, staking, een demonstratie, een terroristische of criminele
activiteit. Ook wanneer de reis om één van bovenstaande redenen wordt afgelast, kan de HOE
retournering van betalingen niet garanderen. Voor ziekte, ongeval, onjuiste medische handeling,
vermissing, diefstal, etc. kan de HOE niet aansprakelijk worden gesteld.
17. Wat je nog meer moet weten
Per week wordt er gemiddeld vijf dagen gewerkt en is er ruimte voor ontspanning. We verwachten
van de groepen dat er een dagopening en avondsluiting wordt gehouden. Je krijgt voorafgaand aan
de reis een liturgie die je daar voor kunt gebruiken.
18. Reisbegeleider
Als reisbegeleider zie je er namens de stichting op toe dat de vakantie overeenkomstig de grondslag
en het doel van de stichting verloopt. Je bent niet verantwoordelijk voor eventueel letsel en de
gevolgen daarvan, die deelnemers oplopen tijdens de werkvakantie op de door de HOE aangereikte
bestemming in Oost-Europa.
19. Klachten
Wanneer er onverhoopt een klacht ontstaat, kun je deze indienen bij de reisbegeleider of schriftelijk
bij de HOE (Postbus 455, 3770 AL Barneveld). De HOE neemt dan contact op voor afhandeling van de
klacht.
20. Vrijwaringsverklaring
Ondergetekende vrijwaart Stichting Hulp Oost-Europa, gevestigd te Barneveld, alsmede de
bestuursleden van deze stichting, ter zake van kosten, schade en de gevolgen daarvan, die opgelopen
worden tijdens de werkvakantie, of de daarbij behorende reis.
21. Ten slotte
Stichting Hulp Oost-Europa kan besluiten iemand niet te accepteren voor deelname aan een reis.
——————————————————