Algemene voorwaarden 2019

  1. Aanmelding
    Aanmelden voor een reis van Stichting Hulp Oost-Europa, verder te noemen HOE, doe je door middel van dit aanmeldingsformulier. Een onvolledig ingevuld aanmeldingsformulier wordt niet als aanmelding behandeld. Deelnemers worden op volgorde van ontvangst van de aanmelding geplaatst. Enkele weken na je aanmelding ontvang je een voorlopige bevestiging van je aanmelding.
  2. Wie mogen er mee?
    Kerkelijk meelevende jongeren of jongeren die graag willen ervaren hoe christenen hun geloof uitleven, zich dienstbaar opstellen in Oost-Europa en anderen helpen. Uiteraard vragen we dat ze het christelijk geloof respecteren, zich aan de gedragsregels houden en meedoen met alle programmaonderdelen zoals die door de groep zijn vastgesteld (bijvoorbeeld kerkgang).
    Qua leeftijd gaan wij uit van jongeren vanaf 18 jaar. We hebben gekozen voor deze leeftijd, omdat je van jongeren vanaf 18 een grote mate van zelfstandigheid kunt verwachten. Een andere reden is dat bepaalde beelden (denk aan armoede en andere ellende) behoorlijk veel indruk kunnen maken en we ervan uitgaan dat jongeren in deze leeftijdsgroep dat wat beter kunnen verwerken dan jongere mensen. Voor jeugdverenigingen gelden m.b.t. de leeftijd andere voorwaarden (16+); wij hebben dan wel een handtekening nodig van een ouder/voogd voor tieners onder de 18 jaar oud.
  1. Motivatie
    Iedereen heeft natuurlijk eigen redenen om zijn of haar vakantie op deze manier te besteden. We verwachten dat je je kunt vinden in een of meerdere redenen die hieronder beschreven staan:
  • Je bouwt aan de contacten met medegelovigen uit een ander land en een andere cultuur. Voor de gemeente is het een heel belangrijk teken dat ze broeders en zusters ver weg in Nederland hebben, waarmee ze zich door geloof en liefde verbonden mogen weten.
  • Je helpt door je handen uit de mouwen te steken de medemens die het financieel minder goed heeft dan jij.
  • Je bent bewogen met mensen die God nog niet (persoonlijk) kennen en wilt hen met het evangelie in aanraking brengen.
  • Je wilt leren van mensen die in een andere cultuur hun geloof beleven. Je bent bereid om in deze context na te denken over je eigen geloof en je rol in jouw gemeente. 
  1. Reisgeld
    Bij het reisgeld (zie per bestemming het bedrag) zijn inbegrepen: reisverzekering, administratiekosten, vervoer, maaltijden, accommodaties. Niet inbegrepen zijn: visa, eventuele inentingen, consumpties, maaltijden buiten de geplande maaltijden en excursies. Mocht het zo zijn dat de totale reissom lager uitvalt, dan kun je er als groep voor kiezen het overige geld onderling te verdelen. Een andere mogelijkheid is om het restbedrag te besteden aan het project.
  2. Betaling reisgeld
    De betaling van het reisgeld zal plaatshebben middels automatische incasso. Bij aanmelding voor 1 maart geldt dat HOE begin mei het reisgeld zal incasseren. Als de incasso niet automatisch gedaan kan worden, krijg je een factuur thuisgestuurd met het verzoek om het bedrag binnen twee weken over te maken. Bij aanmelding na 1 maart krijg je eind april een factuur thuisgestuurd.
  3. Projectgeld
    Per groep zamel je geld in voor het project waarvoor jij je gaat inzetten. Het richtbedrag hiervoor is dat per persoon 250 euro wordt opgehaald. Dit geld wordt door middel van acties ingezameld. De bedragen worden bij HOE op een rekening met een speciale HOEliday-vakantiecode gestort, uiterlijk 3 weken voor vertrek. Informatie rondom het rekeningnummer en de code krijg je te zijner tijd.
  4. Annulering of wijziging door HOE
    HOE kan bij te weinig aanmeldingen een reis niet door laten gaan. In dat geval is er een mogelijkheid om je bij een andere groep aan te sluiten. Je krijgt voorrang bij het omboeken. We proberen dit alles begin maart helder te hebben. Wanneer een deelnemer door ongepast gedrag het verloop van de reis ernstig verstoort, kan de reisbegeleiding besluiten hem of haar naar huis te sturen. De deelnemer is aansprakelijk voor de kosten die hieruit voortvloeien.
  5. Annulering door de deelnemer
    Het annuleren van een reis kan uitsluitend per brief. De annuleringskosten zijn afhankelijk van het tijdstip van annuleren:
    • meer dan 1 maand voor vertrek: 50% van de reissom,
    • minder dan 1 maand voor vertrek: de totale reissom.

    Wanneer de deelnemer annuleert wegens ziekte, ongeval of familieomstandigheden is er in overleg een aangepaste regeling te treffen.

  6. a.Risico en veiligheid
    Alle deelnemers, inclusief reisbegeleiding, nemen geheel op eigen risico deel aan een HOEliday-vakantiereis van HOE. Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de aanvaarding van werkzaamheden en het bijbehorende risico. HOE is niet aansprakelijk te stellen voor eventueel letsel en de gevolgen daarvan, die opgelopen worden tijdens de werkvakantie op de door HOE aangereikte bestemming in Oost-Europa. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij zich verantwoordelijk gedragen en waken voor de veiligheid van zichzelf en de personen in hun omgeving. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat de deelnemers:

    Zich houden aan de (veiligheids-)instructies van de reisbegeleiders van de jongerengroep en de projectleiding ter plaatse.
    Respectvol omgaan met de op de plek van bestemming geldende regels op cultureel, maatschappelijk en godsdienstig gebied. Houd er rekening mee dat er veel anders is dan in Nederland (kerkdiensten, eten, verhouding jongens en meisjes, houding ten opzichte van gehandicapten, sanitair, enzovoort).
    De vakantiegroep nooit zonder toestemming van de reisbegeleiding verlaten.
    Oog voor elkaar hebben, dus niet zich distantiëren van de groep op wat voor manier dan ook.
    Gereedschap en andere materialen op de voorgeschreven wijze gebruiken.
    Als ze autorijden dat verantwoord doen volgens de geldende verkeersregels.
    b. Vrijwilligheid, verzekering en vrijwaring
    Er is tussen HOE en haar deelnemers (inclusief reisbegeleiding) geen sprake van een arbeidsrechtelijke verhouding en er kunnen ook geen rechten geclaimd worden die bij een arbeidsverhouding behoren. De betalingen van de reizen lopen via de stichting, omdat op deze wijze goed kan worden bijgehouden of betalingen zijn voldaan. Ook de reisverzekering (verplicht, tenzij er principiële bezwaren zijn) wordt via HOE geregeld, om de premie zou laag mogelijk te houden. Het vervoer naar de werkvakantiebestemming wordt geheel door de deelnemers zelf geregeld. De concrete werkactiviteiten tijdens de vakantie worden in overleg tussen de groep en de ontvangende partij geregeld. Andere (vakantie-)activiteiten worden ook door de groep georganiseerd. Om te voorkomen dat hierover misverstanden ontstaan, is bij het aanmeldingsformulier een verklaring gevoegd waarin dit punt expliciet staat beschreven. De deelnemers zijn verplicht deze te ondertekenen.

  1. Invulling van de zondag
    Op zondag wordt er in principe niet gereisd. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze bij de verdere invulling van de zondag rekening houden met anderen.
  2. Reispapieren
    Een paspoort of Nederlandse identiteitskaart is vereist. Het document moet nog 3 maanden geldig zijn na vertrek uit het land. Meestal volstaat een Nederlandse identiteitskaart, maar voor sommige landen is een paspoort vereist, zoals voor Oekraïne. Check dit ruim voor vertrek. HOE is niet verantwoordelijk voor het eventueel niet hebben van de juiste reisdocumenten.
  3. Reisdata
    De genoemde reisdata bij de reizen zijn indicaties. In de meeste gevallen zal van deze data niet worden afgeweken, maar er kunnen onvoorziene omstandigheden zijn. Het kan zijn dat met het boeken van de tickets een andere vertrek- of aankomstdag financieel aantrekkelijker is. Omdat bij het vaststellen van de HOEliday-reizen m.b.t. de vliegtickets nog niet alles bekend is, kan de stichting besluiten de reis aan te passen. Uiteraard wordt dat altijd in overleg met jou gedaan, maar houdt er wel rekening mee bij de planning van andere activiteiten.
  4. Vliegtickets
    De laatste jaren wordt er vrijwel altijd gevlogen naar de reisbestemming. De stichting zal jullie helpen bij het boeken van de tickets, maar je bent er wel zelf voor verantwoordelijk dat alle gegevens uiteindelijk kloppen. Het is daarom van belang dat je je voornamen en achternaam zorgvuldig en leesbaar volgens je paspoort invult op dit formulier. Check ook of alle gegevens correct zijn overgenomen in de boekingsbevestiging van eventueel door ons geboekte tickets. We dragen geen financiële verantwoordelijkheid als door fouten op de ticket jouw vlucht niet door kan gaan.
  1. Gezondheid
    In de gebieden waar je naartoe gaat, wordt het eten zoveel mogelijk op een hygiënisch verantwoorde manier bereid. Dat wil niet zeggen dat de gebruikte methodes altijd overeenstemmen met die van ons. Als je maag en ingewanden snel van streek zijn, is het goed om kritisch te letten op wat je eet en drinkt. Voor iedereen geldt: was je handen regelmatig, drink geen water uit een rivier of beek. Vaccinaties zijn niet verplicht, maar worden soms wel aangeraden. Check zelf de website van bijvoorbeeld de GGD voor een reisadvies per land en maak een afweging. HOE geeft hierin geen advies.
    Geef op het aanmeldingsformulier aan of je medicijnen gebruikt en zo ja, welke. Bespreek het ook met je reisbegeleider. Als zich onverhoopt iets voordoet in de vakantie, kunnen de groep en de mensen ter plaatse adequater handelen.
  2. Verplichte voorbereidingen
    Er wordt inzet en vrije tijd van je verwacht voordat je op werkvakantie gaat! Vanaf april kom je als groep minimaal drie keer bij elkaar om de zaken door te spreken. Het is de bedoeling dat je als groep geld bij elkaar brengt voor het project waar je naartoe gaat. Tijdens deze vergaderingen bereid je ook de reis (vervoer regelen e.d.) en de werkzaamheden met elkaar voor.
    In de aanloop naar de reis wordt regelmatig een deelnemersmail toegestuurd door de kantoormedewerker. Daarin zullen tips, ideeën en achtergrondinformatie of interessante artikelen staan, ter voorbereiding van de reis en natuurlijk ook om er met enthousiasme naartoe te kunnen leven. Hier hebben we je e-mailadres voor nodig (zie Persoonlijke gegevens hieronder): je zegt hierbij toe dit in te vullen en geeft toestemming dat wij je e-mailadres gebruiken om je deze mails toe te sturen.
  3. In geval van calamiteiten
    HOE is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van: een negatief reisadvies van de Nederlandse autoriteiten, een natuurramp, oorlog, staking, een demonstratie, een terroristische of criminele activiteit. Ook wanneer de reis om een van bovenstaande redenen wordt afgelast, kan HOE retournering van betalingen niet garanderen. Voor ziekte, ongeval, onjuiste medische handeling, vermissing, diefstal, etc. kan HOE niet aansprakelijk worden gesteld.
  4. Wat je nog meer moet weten
    Per week wordt er gemiddeld vijf dagen gewerkt en is er ruimte voor ontspanning. We verwachten van de groepen dat er een dagopening en avondsluiting wordt gehouden. Je krijgt voorafgaand aan de reis een liturgie die je daarvoor kunt gebruiken. Ook ontvang je van ons een deelnemersgids met daarin allerlei nuttige informatie en tips. Verder willen we je vragen om ook binnen je kerkelijke gemeente om voorbede voor je reis te vragen. Het is goed als mensen niet alleen om je heen staan om de verhalen te horen, maar ook om je te ondersteunen met gebed.
  5. Reisbegeleider
    In overleg met de deelnemers bekijkt HOE wie geschikt is voor de functie van reisbegeleider. Diegene wordt benaderd met de vraag of hij/zij bereid is deze taak op zich te nemen. Als reisbegeleider zie je er namens de stichting op toe dat de vakantie overeenkomstig de grondslag en het doel van de stichting verloopt. Je bent niet verantwoordelijk voor eventueel letsel en de gevolgen daarvan die deelnemers oplopen tijdens de werkvakantie op de door HOE aangereikte bestemming in Oost-Europa. Je bent ook contactpersoon voor HOE namens de groep of je zorgt dat iemand anders de communicatie op zich neemt.
  1. Klachten
    Wanneer er onverhoopt een klacht ontstaat, kun je deze indienen bij de reisbegeleider of schriftelijk bij HOE (Postbus 455, 3770 AL Barneveld). HOE neemt dan contact op voor afhandeling van de klacht.
  2. Vrijwaringsverklaring
    Ondergetekende vrijwaart Stichting Hulp Oost-Europa, gevestigd te Barneveld, alsmede de bestuursleden van deze stichting, ter zake van kosten, schade en de gevolgen daarvan, die opgelopen worden tijdens de werkvakantie, of de daarbij behorende reis.
  3. Ten slotte
    Stichting HOE kan besluiten iemand niet te accepteren voor deelname aan een reis.